MANUAL DE USO BIBLIOTECA VIRTUAL HÉCTOR SALH ZULETA

El presente manual de utilización expone las condiciones de uso de las instalaciones de las áreas culturales (auditorios, sala interactiva dinámica, teatrillo, Salón  Múltiple, Salón Música, Salón de Pintura y Cafetería) de la Biblioteca virtual Héctor Salah Zuleta para quienes solicitan el servicio de  alquiler, por lo tanto, una vez leído su contenido, se acepta y da cumplimiento al firmar el formulario de solicitud.
 La Diócesis de Riohacha – Biblioteca Virtual HSZ  están exentos de responder ante los asistentes convocados al evento por el incumplimiento en la programación debido a motivos ocasionados por la organización del evento, personal, equipos o logística, etc.


 1. Para confirmar el alquiler de las diferentes locaciones, según las tarifas estipuladas y las instrucciones que el líder del área de Actividad Cultural y Divulgación informe, deberá entregarse el original de la consignación mínimo tres días antes de la realización del evento, en las dependencias de la Diócesis de Riohacha.
 2. El usuario solicitante deberá nombrar un coordinador responsable que asistirá a una reunión con el personal técnico de la Biblioteca Virtual HSZ, donde tendrá la oportunidad de presentar sus requerimientos de producción, logística y programa detallado. Dicha reunión debe ser solicitada al Profesional contratista área de Actividad Cultural y Divulgación, mínimo ocho días antes del evento. En caso de eventos artísticos o talleres que requieran de ensayos o montajes previos, el solicitante deberá enviar la lista del personal necesario adjuntando número de cédula. Solo ingresará escenografía elaborada en su totalidad, lista para ser montada. Posteriormente, solo se aceptarán reajustes y retoques a la misma. Todo equipo o elemento que ingrese a la Biblioteca con motivo del evento deberá ser registrado al ingreso en un documento que se presenta al personal de Vigilancia y debe ser retirado al finalizar, previa revisión por el mismo personal.
3. Los equipos de sonido, luces, sistemas, su instalación y configuración, únicamente podrán ser manipulados por el personal autorizado de la Biblioteca Nacional de Colombia. Se espera que tanto el solicitante como su coordinador y personal necesario para el desarrollo del evento, cumplan con las normas de control para el ingreso a las cabinas de control y otras áreas del auditorio.
 4. El control de entrada al edificio de la Biblioteca Virtual HSZ está a cargo de la compañía de vigilancia que para el efecto tiene contratada la Biblioteca. Por su parte, el solicitante será el único responsable del control de ingreso al área cultural alquilada o en préstamo de los invitados o participantes al evento, y por ende será responsable del personal para esta actividad. De encontrarse algún daño en el mobiliario, equipos, instalaciones y demás componentes estructurales arquitectónicos, el usuario solicitante deberá hacer reposición o reparación, según sea el caso, por el daño causado.
Esto quedará consignado en un acta. Una vez realizada la reparación o reposición del bien dañado, se realizará entrega por parte del solicitante a la Persona a cargo del manejo técnico de los auditorios, mediante acta. El técnico procederá a realizar las pruebas que garanticen el adecuado funcionamiento del bien entregado y para el caso de reposición recibirá de parte del solicitante la factura correspondiente. Todo lo anterior quedará consignado en el acta, que será avalada por el líder del área y firmada por la Asesora Administrativa de la Biblioteca Nacional.

5. El solicitante deberá asumir todos los gastos que se deriven de la realización del evento; en tal virtud deberá contratar obligatoriamente el personal de apoyo que requiera (primeros auxilios y logística para emergencias que debe ajustarse a lo coordinado con el personal técnico de la Biblioteca).
6. El personal contratado por cuenta del solicitante para la realización del evento, deberá ajustarse a las normas previstas en este documento. En aras de garantizar la conservación de los espacios y el material que alberga la Biblioteca Virtual HSZ, el usuario solicitante no está autorizado para distribuir alimentos ni bebidas en ninguna de las áreas al interior de la Biblioteca.
7. El ingreso de vehículos al parqueadero de la Biblioteca (máximo dos) también está controlado y para ello, el responsable del evento, previa aprobación de su solicitud, deberá enviar al correo del profesional contratista del área -con mínimo dos días de antelación del evento- los siguientes datos: nombre del conductor, placas, marca, modelo y color del vehículo, para autorizar el ingreso desde la oficina de administración si hay disponibilidad en el parqueadero.
8. El solicitante se hace responsable del cumplimiento de la normatividad relativa a los derechos de autor, cuando con ocasión de la realización del evento se interpreten, reproduzcan, publiquen o distribuyan obras protegidas por dicha reglamentación. La Biblioteca Virtual HSZ, no será responsable por los contenidos, interpretaciones musicales, artísticas, políticas, religiosas o de cualquier otra índole que hagan parte del evento. Para el control de derechos de autor se debe garantizar el respeto a la obra o se debe contar con la debida autorización por escrito para el caso de grabación, reproducción, difusión pública, etc., según las normas vigente.
9. El usuario solicitante se hace responsable por la vigilancia y cuidado de sus pertenencias y demás elementos que utilice para la celebración del evento; en tal virtud, Biblioteca Virtual HSZ no serán responsables de su cuidado y no responderán por su perdida, robo o daño.
10. En caso de que el evento se cancele por causa del organizador, no se hará devolución del dinero correspondiente al alquiler. Cuando el organizador demuestre fuerza mayor, el evento se reprogramará de acuerdo a la disponibilidad del espacio.
11. Durante el desarrollo de las actividades o eventos programados dentro de las áreas culturales no se podrá vender ningún producto: libros o discos, ni cualquier otro insumo. No se podrán generar cobros de boletería o bonos de apoyo para las actividades.
 12. Para efectos de divulgación, los solicitantes se comprometen a otorgar los créditos respectivos a: La Biblioteca Virtual HSZ, en todas las piezas publicitarias y de comunicación, impresas, audiovisuales o radiales que tenga a bien difundir. El área de actividad cultural y divulgación se encargará de entregar los logos respectivos previa solicitud del responsable.

 13. El uso (Hall central) para eventos solo se permitirá entre las 6:00 p.m. y 8:30 p.m. y todos los insumos que requiera la organización deben ser en su totalidad asumidos por el organizador y coordinados con la oficina administrativa de la Biblioteca Virtual HSZ.
14. Los eventos deben ser realizados en los horarios programados, dado que no es posible garantizar la disponibilidad del espacio por horas adicionales cuando el evento no ha iniciado a tiempo.
 15. La infracción a cualquiera de las normas aquí estipuladas conlleva a que el usuario responsable sea sancionado con el no alquiler de cualquier área de dos (2) a seis (6) meses, de acuerdo con la gravedad de la misma. Lo anterior sin perjuicio del inicio de las acciones legales por los daños ocasionados en la realización del evento.

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